Mikä uudessa pelottaa

Ensin internet vei työajan. Sitten pikaviestimet vaaransivat tietoturvan. Seuraavaksi oli älypuhelimien vuoro viedä meidät perikatoon tuomalla yrityksen tiedot hallitsemattomasti työntekijöiden taskuihin. Kuulostaako tutulta? Niin minustakin, koska nyt tekoäly herättää taas tämän tutun keskustelun: pitäisikö sen käyttö kieltää tai ainakin rajoittaa, kun ei olla ihan varmoja…?

Ensin epäillään, sitten ei pärjätä ilman

Teknologia vaihtuu, mutta suhtautumisessamme on hämmästyttävän paljon tuttuja piirteitä. Ensin epäilemme, sitten rajoitamme ja lopulta hyväksymme ja opettelemme käyttämään. Mikä parasta, vuosia myöhemmin ihmettelemme, kuinka ilman kyseistä työkalua on koskaan pärjättykään.

Välillä näyttääkin siltä, etteivät ihmiset ja työympäristöt tunnu oppivan mitään uutta. Tarkemmin ajateltuna opimme kyllä käyttämään uusia välineitä. Sen sijaan emme aina opi edellisestä muutoksesta sitä, miten seuraavaan kannattaisi suhtautua.

Tämä polku on jo tuttu

Internetin yleistyessä työpaikoilla huoli kohdistui muun muassa siihen, mihin työntekijöiden työaika kuluisi. Päätyisikö työpäivä uutisten lukemiseen ja muuhun surffailuun? Verkkosivujen käyttöä suodatettiin ja rajoitettiin, ja tuottavuuden valvonnasta tuli oma markkinansa. Vuosien 2001–2002 uutisoinneissa tämä keskustelu näkyi jo selvästi.

Pikaviestinten kohdalla epäily sai vahvan tietoturvaperustelun. Kuluttajille suunnattujen viestinten hallittavuus ja yritystietojen suojaaminen herättivät ihan aiheellisia kysymyksiä, jolloin osa organisaatioista esti niiden käytön kokonaan. Mm. Wired kuvasi jo vuonna 2002 työpaikkojen pikaviestinkieltoja ja ennakoi samalla, että turvallisemmat ratkaisut tekisivät pikaviestinnästä hyväksytyn työvälineen. Kuka muistaa millaisen polun esim. Teams on kulkenut tähän päivään päästäkseen?

Älypuhelimissa sama keskustelu jatkui erityisesti työntekijöiden omien laitteiden ja yritysjärjestelmiin pääsyn ympärillä. Ensimmäisten iPhonen ja Android puhelinten julkistamisten jälkeen esitettiin laajasti näkemyksiä, että yritysten pitäisi valmistella säännöt niiden yritysverkkoon liittämisen kieltämiseksi.

Nyt, parisen kymmentä vuotta myöhemmin tämä herättää hymähtelyjä, kun miettii kuinka tänä päivänä internet, pikaviestintä ja älypuhelimet kuuluvat käytännössä kaikkien työpaikkojen perusvälineisiin. Niillä etsitään tietoa, palvellaan asiakkaita ja pidetään työt käynnissä niin toimistoissa kuin ulkonakin. Aikanaan epäilyttävästä on tullut niin tavallista, ettei sitä enää juuri edes huomata.

Kaikki huolet eivät olleet turhia

Ei kuitenkaan voida todeta, että kaikki aikaisemmat huolet olivat turhia tai perusteettomia. Työkalut ovat kehittyneet, niiden suojaus on parantunut ja organisaatiot ovat rakentaneet niiden käytölle pelisääntöjä. Juuri tätä työtä tarvittiin. Menneisyyden hyödyllisin opetus onkin, että riskien tunnistamisesta pitäisi päästä mahdollisimman nopeasti niiden ratkaisemiseen.

Nyt tekoälyn ympärillä kuulemme jälleen tutut kysymykset. Voiko siihen luottaa? Minne tiedot päätyvät? Heikkeneekö osaaminen? Mitä työntekijät sillä oikeastaan tekevät? Nämä ovat erittäin tarpeellisia kysymyksiä. Mutta vielä näitä vaarallisempia ongelmia syntyy, jos näillä huolilla perustellaan ratkaisua olla tekemättä mitään.

Piilokäyttö on yritykselle huonoin vaihtoehto

Odotellessa käyttö alkaa lähes aina ja tällöin nimenomaisesti ilman yhteisiä ohjeita tai käytänteitä. Microsoftin ja LinkedInin vuoden 2024 kansainvälisessä kyselyssä 78 prosenttia tekoälyä käyttävistä vastaajista kertoi tuovansa omia tekoälytyökalujaan töihin. Luku ei kuvaa kaikkia työntekijöitä tai erikseen suomalaisia yrityksiä, mutta se havainnollistaa hyvin, kuinka henkilöstön toiminta voi edetä organisaation suunnitelmia nopeammin. Varsinkin jos he kokevat, että organisaation vastahankaisuus ei ole perusteltua.
Jos työpaikka tarjoaa ainoastaan kiellon eikä käyttökelpoista vaihtoehtoa, kokeilut siirtyvät lähes varmasti ns. piiloon. Silloin yritys menettää mahdollisuuden ohjata käyttöä, tunnistaa toimivia ratkaisuja ja jakaa oppeja. Tietoturvan kannalta tämä on erittäin paha lopputulos, puhumattakaan esim. Ai-Actin tuomista vastuukysymyksistä.

Esitänkin ajatuksen, että voisimmeko tekoälyn kohdalla aloittaa jo siitä, mihin aikaisempien työkalujen kanssa lopulta päädyimme? Valitaan tarkoitukseen sopivat ratkaisut, määritellään niiden käyttösäännöt ja opetetaan arvioimaan tulosten luotettavuutta. Sovitaan, missä tehtävissä tekoälystä on hyötyä ja ymmärretään koko organisaation tasolle, paitsi juridisesti, mutta myös liiketoiminnallisesti, missä vaiheissa asioille tarvitaan aina ihmisen tarkistus tai päätös.

Samalla muistetaan kuunnella ihmisiä. Muutosvastarinnan takana voi olla epävarmuutta omasta osaamisesta, oman työpaikan tulevaisuudesta tai siitä, tuleeko uuden työkalun opettelu taas kaiken muun päälle. Näitä huolia ei ratkaista vähättelemällä eikä varsinkaan pelkällä lisenssihankinnalla. Tarvitaan keskustelua, aikaa harjoitteluun ja johdolta paitsi selkeä näkemys, niin myös vankka ohjaus sille mitä ollaan tekemässä.

Tekoälyn käyttöönotto on johtamiskysymys

Me Luotetut Oy:ssä näemme tekoälyn kehittyvän yhä arkisemmaksi osaksi työtä. Siksi sen käyttöönottoa kannattaa alkaa johtaa jo nyt. Liikkeelle pääsee selvittämällä, missä yritys on nyt, mitä siellä työtä tekevät ihmiset tarvitsevat ja mikä käyttökohde tuottaa heille ja sitä kautta yritykselle todellista, mitattavaa hyötyä.
Kaikkia ns. oppimisvaiheita ei voi ohittaa. Mutta turhan odottelun, epäselvät kiellot ja samojen virheiden toistamisen voisi kuitenkin usein välttää.

Kun seuraava uusi työväline tulee vastaan, voisimmeko tällä kertaa aloittaa kysymällä: miten oppisimme mahdollisimman pian käyttämään tätä oikein?