Ennen ERP-järjestelmän vaihtoa – tarkista nämä 3 asiaa
ERP-järjestelmän tai muun liiketoimintakriittisen järjestelmän vaihto on yritykselle iso päätös. Lisenssihinta on usein vasta osa kokonaiskustannuksesta. Todellinen lasku muodostuu projektista, datamigraatiosta, integraatioiden uudelleenrakentamisesta, koulutuksesta ja siitä ajasta, jonka organisaatio käyttää uuden toimintamallin opetteluun ja mahdolliseen rinnakkaiskäyttöön.
Silti päätös ERP vaihdosta syntyy joskus yllättävän ohuesta perustelusta: ”tämä on kankea”, ”tästä ei saa raportteja” tai ”tuplatyötä riittää”. Nämä ovat aitoja ongelmia. Ne eivät vain aina ole järjestelmän ongelmia. Syy voi löytyä käyttöönotosta, konfiguraatiosta, integraatioista tai itse prosessista.
Ennen kuin käynnistät ERP-kilpailutuksen, kannattaa siksi kysyä kolme kysymystä.
1. Voiko tuplakirjauksen poistaa järjestelmäintegraatiolla?
Klassinen tilanne: myynti kirjaa tarjouksen CRM:ään, jonka jälkeen sama tieto naputellaan käsin toiseen järjestelmään laskutusta tai projektinhallintaa varten. Kymmeniä kirjauksia kuukaudessa. Virheitä, viivettä ja turhautumista. Johtopäätös syntyy helposti: järjestelmät eivät keskustele keskenään, joten tarvitaan yksi uusi kokonaisuus, jossa kaikki on samassa.
Käytännössä olemme törmänneet tilanteisiin, joissa valmis integraatio järjestelmien välillä on ollut olemassa jo pitkään. Sitä ei vain ole aktivoitu. Asia on jäänyt käyttöönotossa tekemättä, sillä ei ole ollut omistajaa eikä kukaan organisaatiossa enää muista sen olemassaoloa. Prosessi on kiertänyt puuttuvan yhteyden ympäri niin kauan, että kiertotiestä on tullut normaali tapa toimia.
Järjestelmätoimittajien tuotekehitys ei pysähdy siihen hetkeen, kun järjestelmä otetaan käyttöön. Valmiita liittymiä, rajapintoja ja integraatioalustojen liitäntöjä syntyy jatkuvasti lisää. Myös kevyillä automaatiotyökaluilla voidaan nykyään poistaa monia manuaalisia työvaiheita ilman järjestelmän vaihtoa.
Tarkista ensin: mitä toimittajan nykyinen integraatiolista sisältää, mitä rajapintoja lisenssiisi kuuluu ja mitkä käyttöönotossa sovitut asiat jäivät tekemättä.
2. Puuttuuko data vai onko ERP-raportointi vain huonoa?
Toinen yleinen peruste toiminnanohjausjärjestelmän vaihdolle on raportointi.
Järjestelmästä ei saada ulos sitä tietoa, jota johtaminen tarvitsee. Vakioraportit eivät vastaa tarpeisiin, raporttieditori on kankea ja numeroita kaivetaan Exceliin käsin kuukausittain.
Tässä kannattaa erottaa kaksi asiaa toisistaan. Onko ongelma siinä, että dataa ei ole, vai siinä, että datan esitystapa on huono? Kyse on kahdesta hyvin erikokoisesta ongelmasta.
Jos tarvittava data on järjestelmässä ja riittävän laadukasta, raportointiongelma voidaan usein ratkaista järjestelmän ulkopuolella. Tieto luetaan rajapinnan, tietokantayhteyden tai muun tiedonsiirron kautta erilliseen raportointiratkaisuun ja yhdistetään siellä muiden järjestelmien tietoihin.
Lopputuloksena voi olla liiketoiminnan kannalta hyödyllisempi näkymä kuin minkään yksittäisen järjestelmän vakioraportointi: myynti, tuotanto, projektit ja talous samoilla määritelmillä ja samalla aikajanalla.
Samalla syntyy strateginen sivuhyöty. Kun johdon raportointi ei ole sidottu yhteen operatiiviseen järjestelmään, mahdollinen ERP-järjestelmän vaihto on myöhemmin helpompi. Mittaristo ei mene uusiksi vain siksi, että sen alla oleva järjestelmä vaihtuu.
Tarkista ensin: saatko tarvittavan datan ulos rajapinnan, tietokantayhteyden tai edes ajastetun tiedostoviennin kautta. Jos saat, raportointiongelma ei välttämättä ole peruste ERP vaihdolle.
3. Onko järjestelmä vaikeakäyttöinen vai prosessi liian manuaalinen?
”Järjestelmä on liian vaikea käyttää” ei aina tarkoita sitä, että käyttöliittymä olisi käyttökelvoton. Usein ongelmana on manuaalisen työn määrä: tietoja poimitaan sähköposteista, liitteitä käsitellään, asioita luokitellaan, tietoja tarkistetaan ja samoja kirjauksia siirretään kentästä toiseen.
Juuri tällaisessa työssä automaatio ja tekoäly voivat nykyään auttaa.
Esimerkiksi saapuvia viestejä voidaan luokitella ja reitittää automaattisesti. Tietoja voidaan poimia vapaamuotoisesta tekstistä ja liitteistä, kirjauksia voidaan esitäyttää ja poikkeamia nostaa käyttäjän tarkistettavaksi. Käyttäjälle jää päätös ja vahvistus, ei kaikkea sitä näpyttelyä, joka päätöstä edeltää.
Oleellista on näkökulma: automaatio voidaan rakentaa olemassa olevan järjestelmän ympärille. Järjestelmää ei välttämättä tarvitse vaihtaa saadakseen työstä sujuvampaa.
Tarkista ensin: mihin työaika oikeasti kuluu. Jos vastaus on tiedon siirtämiseen, luokitteluun ja toistuviin kirjauksiin, ongelma voi olla enemmän automaatio- kuin järjestelmäkysymys.
Milloin ERP-järjestelmän vaihto on oikea ratkaisu?
Tämä ei ole puheenvuoro vanhan järjestelmän säilyttämisen puolesta.
ERP-järjestelmän vaihto voi olla oikea ratkaisu esimerkiksi silloin, kun toimittaja lopettaa järjestelmän tuen, tietoturva- tai compliance-vaatimuksia ei pystytä täyttämään, järjestelmän tietomalli ei enää palvele liiketoimintaa tai liiketoimintamalli on muuttunut niin paljon, ettei järjestelmän peruslogiikka enää vastaa yrityksen tarpeita.
Myös ylläpidon, räätälöintien ja kiertoteiden jatkuvasti kasvava kustannus voi tehdä vaihdosta taloudellisesti perustellun.
Ratkaiseva kysymys on, mikä kerros todella aiheuttaa ongelman.
Jos vika on järjestelmän perusrakenteessa, tuen loppumisessa tai siinä, ettei järjestelmä pysty enää palvelemaan liiketoimintaa, vaihto voi olla perusteltu.
Jos ongelma on konfiguraatiossa, integraatiossa, raportoinnissa tai prosessissa, ERP vaihto voi vain siirtää saman ongelman uuteen ympäristöön – ja tuoda lisäksi suuren käyttöönottoprojektin.
Samaa ajattelua tukee myös SAP ERP-uudistusopas: ennen vanhan järjestelmän korvaamista kannattaa arvioida nykyisen järjestelmän suorituskyky, päivitykset sekä saatavilla olevat lisäosat ja laajennukset
Yksi havainto toistuu käytännössä: jos nykyisen järjestelmän ominaisuuksia, integraatioita ja prosesseja ei tunneta riittävän hyvin, uusi järjestelmä ei yksin ratkaise ongelmaa. Sama omistajuus- ja osaamisvaje voi siirtyä uuden ERP mukana.
Viisi asiaa ennen ERP-kilpailutuksen käynnistämistä
Ennen kuin käynnistät kilpailutuksen, tee ainakin nämä viisi asiaa.
- Kirjaa oireet, älä ratkaisuja.
”Tarjous kirjataan kahdesti, 40 kertaa kuussa” on oire. ”Tarvitsemme uuden ERP” on jo ratkaisu, joka on valittu ennen varsinaista analyysiä.
- Selvitä, mitä nykyinen järjestelmä osaa tänään.
Kysy toimittajalta suoraan käytettävissä olevista integraatioista, rajapinnoista, moduuleista ja uusista ominaisuuksista. Järjestelmä voi osata enemmän kuin silloin, kun se otettiin käyttöön.
- Erota datan olemassaolo sen esitystavasta.
Jos data on olemassa ja käyttökelpoista, raportointi voidaan usein ratkaista erikseen.
- Mittaa, mihin työaika kuluu.
Jos merkittävä osa ajasta menee tiedon siirtämiseen järjestelmästä tai dokumentista toiseen, kyse voi olla automaatiokysymyksestä.
- Laske vaihtoehdot samalla tavalla.
Vertaa nykyisen järjestelmän korjaamisen ja kehittämisen hintaa ERP-järjestelmän vaihdon kokonaiskustannukseen. Ota huomioon myös migraatio, integraatiot, koulutus, rinnakkaiskäyttö ja käyttöönoton aiheuttama työ.
Korjaa ensin se, mikä nykyisessä järjestelmässä on korjattavissa
Kun nämä asiat on selvitetty, ERP-järjestelmän vaihtopäätös on huomattavasti paremmalla pohjalla.
Lopputulos voi edelleen olla, että järjestelmä kannattaa vaihtaa. Tai voi käydä ilmi, että suurimmat ongelmat voidaan ratkaista integraatioilla, paremmalla raportoinnilla, prosessimuutoksilla tai automaatiolla murto-osalla järjestelmäuudistuksen työstä.
Kumpi tahansa on hyvä lopputulos. Oleellista on, ettei kilpailutusta käynnistetä pelkästä turhautumisesta.
Kaikkea ei tarvitse tehdä yksin
Jos ERP-järjestelmän vaihto on pöydällä, kannattaa ensin selvittää, mitä nykyisestä ympäristöstä voidaan vielä saada irti. Luotetut auttaa nykytilanteen arvioinnissa, olemassa olevien järjestelmien, integraatioiden ja raportoinnin kehittämisessä sekä tarvittaessa AI-ratkaisujen rakentamisessa niiden ympärille. Jos vaihto osoittautuu oikeaksi ratkaisuksi, istumme asiakkaan kanssa samalla puolen pöytää määrittelemässä tarpeet ja neuvottelemassa uudesta ERP-ratkaisusta.
